AI in firma ta, doar acolo unde economiseste ore reale
Ai auzit ca AI-ul taie jumatate din munca de birou. Uneori chiar o face, dar la doua sau trei procese din firma si rar la cele la care te astepti. Pagina asta iti spune la care, cat costa sa il pui, cum verifici daca a meritat si cand sa nu incepi deloc.
Cum se face oferta
Pilot platit, apoi decizi
Primul pas: un pilot pe un singur proces, in 2 - 4 saptamani
- Alegem impreuna un singur proces, cel care consuma cele mai multe ore
- Constructie in 2 - 4 saptamani, apoi rulare cu oameni si date reale
- Raport final cu ore economisite, cost de constructie si cost lunar
- Daca cifrele nu ies, ne oprim si nu facturam etapa a doua
Pret de pornire. Oferta exacta vine dupa o discutie scurta, cu etape si termene scrise. Preturile sunt in euro, fara TVA. Se factureaza in lei, la cursul BNR din ziua facturii.
Sase lucruri pe care AI-ul le face bine astazi
Lista e scurta intentionat. Sunt cazurile in care diferenta se vede pe ceas si fiecare vine cu unitatea in care se masoara.
Raspunsuri din documentele firmei
Cautare semantica peste contracte, oferte, proceduri si manuale. Omul intreaba in romana, primeste raspunsul si trimiterea la documentul din care vine, ca sa poata verifica.
Se vede in: minute pe zi cautate prin foldere
Triaj si clasificare de cereri
Ce intra pe adresa de contact este citit, incadrat si trimis catre omul potrivit, cu un rezumat de doua randuri deasupra. Raspunde tot omul, AI-ul doar sorteaza si pregateste.
Se vede in: ore pana la primul raspuns
Extragere de date din facturi si documente scanate
OCR plus verificare: furnizor, CUI, sume si pozitii ajung direct in contabilitate sau in ERP. Ce nu se citeste cu certitudine intra intr-o coada de verificare umana.
Se vede in: documente introduse manual pe zi
Asistent pe site, pe continutul tau real
Raspunde din paginile, produsele si politicile firmei tale. Cand nu stie, spune ca nu stie si trece discutia la un om, cu tot cu ce s-a discutat pana atunci.
Se vede in: apeluri repetitive pe zi
Rezumate si rapoarte
Note de sedinta, discutii lungi, tichete si feedback de la clienti transformate in rezumate scurte si in rapoarte pe care cineva chiar le citeste pana la capat.
Se vede in: ore la inchiderea lunii
Automatizari intre aplicatiile pe care le ai deja
Formular, CRM, facturare, curier, email. Partea de mutat date dintr-un loc in altul o facem cu automatizare clasica, mai ieftina si mai previzibila, iar modelul intra doar unde e nevoie de interpretare.
Se vede in: minute pe zi copiate intre doua ecrane
Daca inca nu ai unde sa pui AI-ul, pentru ca prima lipsa e site-ul sau magazinul, incepe de acolo: site de prezentare sau magazin online. Automatizarile au sens dupa ce exista ceva de automatizat.
Cinci situatii in care raspunsul nostru este nu
Le scriem aici ca sa nu le descoperi dupa ce ai platit. Daca proiectul tau intra intr-una dintre ele, o afli din prima discutie, cat inca nu te costa nimic.
Decizii cu impact legal sau financiar, fara om care confirma
AI-ul nu aproba plati, nu incadreaza fiscal si nu trimite raspunsuri oficiale singur. Poate pregati propunerea si poate aduna dovezile, dar butonul final il apasa cineva care raspunde pentru el.
Raspunsuri care trebuie sa fie exacte 100% din prima
Preturi, stocuri, termene de garantie, articole de lege. Alea se citesc dintr-o baza de date, cu o interogare care da acelasi rezultat de fiecare data. Modelul poate cel mult sa formuleze frumos ce a citit acolo.
Cazuri in care o regula simpla sau un script rezolva mai ieftin
Daca problema se rezolva cu un filtru, un webhook si trei conditii, aia construim. Un model apelat de zeci de mii de ori pe luna costa in fiecare luna. Un script rulat de zeci de mii de ori nu costa nimic in plus.
Procese pe care nici oamenii vostri nu le fac la fel
Cand doi colegi rezolva aceeasi cerere in doua feluri, intai se aseaza procesul, apoi se automatizeaza. Altfel automatizezi dezordinea si o faci sa mearga mai repede.
Volum prea mic ca sa iasa socoteala
Sub 15 - 20 de documente sau cereri pe zi pe procesul respectiv, timpul castigat nu acopera nici constructia, nici costul lunar de rulare. Facem socoteala asta in prima discutie, cu cifrele tale: cate bucati pe zi, cate minute fiecare, cat costa o ora la tine in firma. Daca nu iese, iti spunem sa nu incepi, chiar daca asta ne costa comanda.
Nu avem un numar de proiecte AI de bifat pe an. Daca dupa prima discutie iese ca problema ta e de proces sau de aplicatie, ne mutam linistiti pe software la comanda si o spunem in prima ora de discutie.
Un pilot platit, pe un singur proces
Nu vindem strategie de AI si nu incepem cu un audit de trei luni. Alegem procesul care consuma cele mai multe ore la voi in firma, construim minimul care il acopera si il dam pe mana oamenilor care il fac zilnic.
Alegem procesul
O ora de discutie si o plimbare prin cum lucrati acum. Iese o lista scurta, din care alegem unul singur: cel mai repetitiv si cel mai plictisitor pentru oameni.
Masuram inainte
Cate cereri pe zi, cat dureaza fiecare, cine le face, unde se blocheaza. Fara cifra de start nu ai cu ce compara la final, si atunci discutia se termina in impresii.
Construim minimul
Doua pana la patru saptamani. Exact cat acopera procesul ales, pus in mainile oamenilor care il fac zilnic, pe datele lor de zi cu zi.
Ne uitam la cifra
Aceleasi masuratori, dupa. Daca timpul castigat nu acopera costul, primesti raportul cu masuratorile si ne oprim acolo. Nu facturam o etapa a doua ca sa nu recunoastem ca prima nu a iesit.
Ce platesti si ce nu
Pilotul se plateste indiferent de rezultat, pentru ca masurarea si constructia s-au facut oricum. Ce nu platesti este continuarea: fara etapa a doua facturata si fara abonament pornit automat. Raportul ramane al tau si il poti duce la oricine.
Se completeaza inainte de pilot si inca o data la final. Aceleasi patru randuri, aceeasi metoda, ca sa nu se mute stacheta pe parcurs.
Ore de lucru pe saptamana, pe procesul ales
cronometrate timp de o saptamana
Timp de la cerere pana la primul raspuns
media si cazul cel mai prost, separat
Raspunsuri care au avut nevoie de corectie umana
procent din total, urmarit saptamanal
Cost lunar de rulare: apeluri de model, gazduire
in euro, la volumul tau din ultima luna
La volumele unei firme mici, rularea costa de obicei intre 30 si 135 de euro pe luna, apeluri de model plus gazduire, platite direct catre furnizor, pe conturile tale. Un asistent pe documente interne sta spre limita de jos, o procesare de sute de facturi pe zi spre cea de sus. In pilot masuram cifra reala pentru volumul tau.
Cineva trebuie sa se uite lunar peste raspunsurile marcate gresit, sa actualizeze documentele indexate si sa urmareasca factura de la furnizorul de model. Poti face asta cu omul tau si iti aratam cum, sau o tinem noi, in ora de modificari din abonamentul de mentenanta, care porneste de la 99 de euro pe luna si e publicat pe pagina de preturi.
Preturile sunt in euro, fara TVA. Se factureaza in lei, la cursul BNR din ziua facturii.
Un pilot AI incheiat, cu cifrele lui publicate. Am construit o aplicatie web interna cu o componenta de AI pentru o clinica privata, dar proiectul e sub NDA, deci nu putem publica nici numele, nici masuratorile. Cand vom avea un pilot ale carui cifre avem voie sa le aratam, apare aici cu numere. Pana atunci poti verifica metoda de mai sus si faptul ca pilotul se opreste daca socoteala nu iese.
Unde ajung datele firmei si ce ramane la tine
Intrebarile pe care ni le pune oricine are ceva de pierdut. Raspundem punctual, cu furnizor, loc si termen de pastrare, fara „e in cloud, e sigur”.
Unde ajung datele cand cineva pune o intrebare?
La furnizorul de model ales impreuna, prin API, pe conexiune criptata, si doar bucata de text necesara pentru intrebarea aceea. Nu se trimite toata baza de documente la fiecare apel.
Ce se intampla daca furnizorul schimba modelul sau creste pretul?
Se intampla si e principalul risc al lucrului pe API-uri. De asta scriem integrarea astfel incat modelul sa poata fi schimbat din configurare, tinem in oferta o a doua varianta de furnizor pentru fiecare functie si testam pe acelasi set de cazuri inainte de comutare. Daca pretul creste peste ce am scris, afli cifra noua inainte sa o platesti.
Ce ramane la mine daca ne oprim?
Documentele, indexul de cautare, codul de integrare si cheile de API stau pe infrastructura firmei tale, pe conturile tale. Nu ramai fara acces la nimic si nu ai nevoie de noi ca sa te muti.
Cine vede datele din partea voastra?
Doar oamenii care lucreaza efectiv la proiect, cu acces nominal si revocabil, pe durata proiectului. Nu tinem copii ale bazelor voastre pe laptopuri personale si nu le folosim ca material de demonstratie la alti clienti.
Cine se ocupa de partea de securitate a datelor?
Aceeasi echipa. Webtopocket este brandul digital al UpTrust CyberSec SRL, firma de securitate cibernetica din Cluj-Napoca, asa ca partea de chei, drepturi de acces, jurnalizare si separare a datelor ramane in casa.
Daca ai cerinte de tipul „nimic nu iese din firma”, exista si varianta cu model rulat local. Costa altfel si raspunde altfel, iar comparatia e mai jos, la intrebari. Cifrele pentru cazul tau intra in oferta.
Uneltele pe care le folosim si la ce anume
Nu avem un furnizor preferat si, cand are sens, punem doua in acelasi proiect, fiecare pe ce se descurca mai bine.
| Unealta | La ce o folosim de obicei | De ce pe asta |
|---|---|---|
| OpenAI (GPT) | Asistenti pe site, clasificare de cereri, extragere de date din text | Ecosistem matur, multe integrari gata facute |
| Anthropic (Claude) | Documente lungi, contracte, sarcini unde conteaza sa nu inventeze | Se descurca bine cand contextul de citit e mare |
| Google (Gemini) | Documente scanate, imagini, volume mari de procesat | Cost bun la volum si integrare cu Google Workspace |
| n8n | Automatizari intre aplicatii, gazduite pe serverul tau | Fair-code, se instaleaza la tine si ramane la tine inclusiv daca ne despartim |
| Make | Automatizari puse repede, cand nu merita un server dedicat | Gata in cateva zile, dar se plateste lunar catre furnizor |
| pgvector, Qdrant | Indexul de documente pentru cautarea semantica | Sta pe serverul tau, langa documentele din care raspunde |
Le integram prin API-urile lor publice. Nu avem parteneriate oficiale cu niciunul dintre furnizorii de mai sus si nu pretindem ca avem.
Pragul de la care pornesc proiectele complete si abonamentul de mentenanta sunt publicate pe pagina de preturi. Daca procesul are nevoie de oameni pe teren, cu telefonul in mana, discutia se muta pe aplicatii mobile. Suntem in Cluj-Napoca, deci putem veni la voi: vezi ce facem local sau incepe cu auditul gratuit, daca vrei sa vezi cum lucram inainte sa platesti ceva.
Ce ne intreaba lumea inainte de un pilot
Intrebarile care decid daca are rost sa incepem. Raspunsurile sunt cele pe care le dam si la telefon.
Cat costa un pilot?
Pretul il primesti in scris inainte sa incepem si nu se misca pe parcurs. Depinde de cate sisteme trebuie atinse: un triaj de cereri care sta pe casuta de mail si pe o singura lista e la limita de jos, o extragere din facturi care scrie direct in ERP e la limita de sus, pentru ca acolo se testeaza mult mai mult. Un lucru e sigur: pragul de 4.900 de euro publicat pe pagina de preturi este pentru proiectele complete de software, nu pentru un pilot pe un singur proces. La pretul de constructie se adauga costul lunar de rulare, pe care il masuram tot in pilot.
De ce sa va platesc pe voi si sa nu iau abonamente ChatGPT pentru echipa?
De multe ori chiar asta iti recomandam. Daca oamenii tai au nevoie sa scrie texte, sa rezume si sa traduca, un abonament de 20 - 25 de euro pe utilizator rezolva si costa mult sub orice proiect. Noi intram cand AI-ul trebuie sa citeasca documentele firmei tale, sa scrie in ERP sau in CRM si sa ruleze singur, fara ca cineva sa copieze si sa lipeasca in chat. Diferenta nu sta in calitatea modelului, ci in integrare si in faptul ca rezultatul nu depinde de disciplina zilnica a oamenilor.
Imi ajung datele in modelele publice?
Nu, cand lucram pe conturile de API platite ale furnizorilor: acolo continutul trimis nu intra implicit in antrenarea modelelor viitoare, ci se pastreaza o perioada scurta pentru diagnostic si abuz, apoi se sterge. La variantele gratuite, si de chat si de API, regulile sunt altele, si de asta nu lucram pe ele. Furnizorul, politica lui si perioada exacta de pastrare intra scrise in oferta, cu link la documentul oficial, ca sa nu ne crezi pe cuvant.
Cat de des greseste?
Suficient de des cat sa nu il lasi singur pe ceva important. Depinde mult de sarcina: la clasificare si la extragere dintr-un document pe care il are in fata greseste rar, la intrebari deschise, la calcule si la lucruri care nu sunt scrise nicaieri greseste des si o face convingator. De asta masuram procentul de raspunsuri corectate de om inca din pilot.
Ce fac cu raspunsurile gresite?
Le tratam ca pe erori de reparat, cu termen. Fiecare raspuns e jurnalizat impreuna cu intrebarea si cu sursele folosite, oamenii tai pot marca un raspuns ca gresit dintr-un click, iar noi ne uitam saptamanal peste ce a fost marcat. De cele mai multe ori se repara din instructiuni, din documentele indexate sau punand o verificare inainte de afisare. Cand un caz nu se repara, il scoatem din zona automata si ramane la om.
Imi trebuie multe date ca sa incep?
Nu. Pentru cautare si asistenti, cateva zeci de documente curate bat cateva mii de fisiere in dezordine. Conteaza sa fie actuale si sa nu se contrazica: doua proceduri diferite pe aceeasi tema produc doua raspunsuri diferite, iar vina va parea a AI-ului. Curatenia in documente e adesea jumatate din munca unui pilot si o facem impreuna cu voi.
Se poate rula local, pe serverul meu?
Da, cu modele deschise rulate pe hardware propriu sau in cloud privat. Are sens cand datele chiar nu au voie sa iasa din firma. Costa mai mult la pornire, pentru ca ai nevoie de placi video sau de instante scumpe, iar calitatea raspunsurilor este de obicei sub cea a modelelor mari comerciale la aceeasi sarcina. Iti punem cele doua variante alaturi, cu costuri si limite, si alegi tu.
Cat dureaza pana vad un rezultat?
Automatizarile simple intre aplicatii se vad in cateva zile. Un pilot cu masuratori inainte si dupa inseamna 2 - 4 saptamani de constructie, plus inca doua saptamani de rulare cu oameni reali, ca sa avem ce compara. Daca cineva iti promite transformarea firmei cu AI in cinci zile, intreaba-l ce anume masoara.
Spune-ne care proces consuma cele mai multe ore la voi
Cate cereri sau documente trece procesul acela pe zi si cat dureaza unul. Cu cifrele astea iti spunem in aceeasi discutie daca merita un pilot. Prima discutie e gratuita si nu se termina cu o oferta pe care nu ai cerut-o.
Sau cere intai auditul gratuit al site-ului si decizi dupa ce vezi raportul.